Lượng nguyên liệu ban đầu (đặt lẻ): Đối với 50/100/300 cốc cà phê mỗi tuần, trung bình dùng 15–20g cà phê cho mỗi cốc (tùy đồ uống). Ước tính mức tiêu thụ cà phê sau:

• 50 cốc/tuần: ~0.8–1kg cà phê (ăn theo dần 5–6 cốc/ngày).

• 100 cốc/tuần: ~1.6–2kg.

• 300 cốc/tuần: ~4.5–5kg.
  Đề nghị đặt hàng ban đầu: 2kg (cho 50 cốc/tuần), 5kg (100 cốc), 10kg (300 cốc) để có dự phòng và giảm phí vận chuyển.

Khi đặt lẻ hàng: Nên lấy theo bao (kg/gói) để có giá sỉ tốt hơn. Ví dụ, nếu bán 50 cốc/tuần, có thể mua 1–2kg mỗi 2 tuần. Nếu 100 cốc/tuần, mua 2–3kg/tuần. Nếu 300 cốc/tuần, nên mua 5kg/tuần và tích trữ thêm.

Bảo quản: Giữ cà phê ở nơi tối, khô ráo, nhiệt độ mát (bảo quản trong hộp kín hoặc tủ lạnh ngăn đá [không chứa lò] là lý tưởng). Cà phê rang xay tươi dùng tốt trong 1–2 tháng; dạng hạt có thể để lâu hơn (6–12 tháng) nếu khép kín. Ghi rõ ngày rang (nếu có) và ưu tiên dùng hàng cũ trước (FIFO).

Kích hoạt đặt hàng: Khi tồn kho còn khoảng 20–30% nhu cầu theo tuần, cần đặt bổ sung. Ví dụ 50 cốc/tuần: khi còn ~0.2–0.3kg (1 tuần nữa sẽ hết) thì nên đặt thêm. Xác định thời gian giao hàng (Shopee thường giao 2–5 ngày) để có kế hoạch kịp thời.

Chi phí ẩn: Tính thêm chi phí vận chuyển (nhiều shop có freeship từ ngưỡng nhất định) và hao hụt (ví dụ dùng 15g mà so với cân có thể tốn 16–17g do bột bám).